欠勤対策・欠勤防止の実務

朝6時、現場に入るはずの人から連絡が来ない。電話をかけても出ない。 元請けには「人を出す」と言ってある。ここから代わりを探す。

この記事は、ブルーカラーの採用担当だった人間が、欠勤に向き合って分かったことをまとめたものです。 一般論ではなく、効いたことと効かなかったことを分けて書きます。

当日欠勤が起きた朝にやること

何時までに動くか、線を先に決めておく

連絡が取れない相手を追いかけている時間は、現場にとって何の価値もありません。 「何時までに連絡が無ければ代替を動かす」という線を、 事が起きる前に社内で決めておくと、当日迷わずに済みます。 3回かけて出ない相手は、10回かけても出ません。

責める前に、理由を1つだけ聞く

後で連絡がついたとき、最初に説教を始めると次からは連絡すら来なくなります。 「体調か、家のことか、それ以外か」くらいの粒度で1つ聞くだけにしておくと、 次の欠勤が無断欠勤ではなく事前連絡に変わります。 これは実際に効きました。

穴の埋め方を、人ではなく仕組みで持つ

毎回その場で電話を回していると、朝の30分が消えます。 「この現場ならこの人に声をかける」という順番のリストを先に作っておくだけで、 朝の動きがまったく変わります。 同業者どうしで融通し合える関係を1つ持っておくのも、現実的な保険です。

なぜ欠勤は繰り返されるのか

欠勤は本人の性格の問題として語られがちです。 ですが同じ人が、別の現場ではきちんと出ていることがあります。 現場で見てきた限り、繰り返される欠勤にはだいたい決まった背景があります。

• 休む連絡がしづらい。怒られるのが分かっているので、電話をせずに寝てしまう
• 代わりがいると思っている。自分ひとり抜けても回る、と本人が感じている
• 現場で居場所がない。誰とも話さないまま一日が終わる現場は、次の朝が重くなる
• シフトが詰まりすぎている。連勤が続くと、どこかで必ず折れる
• そもそも条件が聞いていた話と違う。言い出せないまま来なくなる

欠勤防止に効いたこと

1. 休む連絡を、しやすくする

これが一番効きました。矛盾して聞こえますが、 連絡しやすくすると無断欠勤が減ります。 無断欠勤の多くは「休みたい」ではなく「言い出せない」の結果だからです。

• 電話が苦手な人向けに、LINEやメールでも受ける
• 「何時までに連絡すれば怒られない」を先に伝えておく
• 連絡が来たときは、まず「連絡ありがとう」と返す

無断欠勤が事前連絡に変わるだけで、朝の動きは劇的に楽になります。 欠勤をゼロにするより、無断を事前連絡に変えるほうが現実的で、効果も大きいです。

2. 最初の1週間だけ、接点を増やす

辞める人・休みがちになる人の多くは、最初の数日で決まります。 初日の終わりに一言声をかける、3日目に「どうですか」と聞く。それだけで続き方が変わります。 毎日やる必要はなく、最初の1週間に集中させるのが現実的です。

3. 現場で名前を呼ばれる状態を作る

誰にも名前を覚えられていない現場は、休むことへの抵抗が消えます。 受け入れ側に「この人の面倒を見る担当」を1人決めておくだけで、 早期の離脱が減りました。

4. 連勤を詰めすぎない

人手が足りないほど詰めたくなりますが、 詰めた分は、たいてい突然の欠勤で返ってきます。 しかも、返ってくるタイミングは選べません。 先に休みを入れておくほうが、結果的に現場は安定します。

やっても効果が薄かったこと

欠勤を数字で見る

「最近やけに休まれる」は、たいてい感覚です。 実際に数えてみると、特定の現場だけだったり、特定の月だけだったりします。 どこで起きているかが分かれば、打つ手が変わります。

最低限、この3つを見ておくと状況がつかめます。

• 初回勤務成功率：採用した人のうち、実際に初日に来た割合
• 欠勤率：働き始めたあと、どれくらい休みが出ているか
• 継続率：初日を越えたあと、勤務が続いている割合

感覚で「人が来ない」と言うのと、 数字で「先月から欠勤率が上がっている」と示すのとでは、 社内での通り方がまったく違います。募集条件を見直す根拠にもなります。

採用の段階でできる欠勤対策

ここまでは、今いる人に対してできることです。 ただ、欠勤を繰り返してきた人を採用してしまうと、上の工夫だけでは追いつきません。

面接の受け答えは練習できますが、実際に出勤したかどうかの記録は作れません。 前の職場で当日欠勤や無断欠勤を繰り返してきたかどうかが分かれば、 印象だけで判断せずに済みます。

勤怠ログは、そのために作った仕組みです。 応募者が過去にどう働いてきたかを、本人の同意のもとで確認できます。 採用したあとの当日欠勤・無断欠勤・遅刻・早期離職も記録でき、 自社の欠勤率と継続率が自動で集計されます。

欠勤対策のツール・サービスを探している場合

「欠勤対策 ツール」「欠勤防止 サービス」で探すと、ほとんどが勤怠管理システムです。 ただ、勤怠管理システムが答えてくれるのは「誰が何時に来たか」であって、 「なぜ来ないのか」「次も来るのか」ではありません。 欠勤に困って探しているのに、導入しても状況が変わらないのはこのためです。

用途で分けると、こう整理できます。

• 打刻・集計をしたい → 勤怠管理システム。給与計算まで繋がります。
• 連絡を取りやすくしたい → 業務チャットなどの連絡ツール。 欠勤の事前連絡が増えるだけでも、朝の動きはかなり楽になります。
• 欠勤を繰り返す人を採用してしまうのを防ぎたい → 採用前に過去の勤怠を確認する仕組み。 ここに当たるサービスはほとんどありません。

勤怠ログは3つ目です。打刻も給与計算もしません。 その代わり、応募者の過去の勤怠を本人の同意のもとで確認でき、 採用後の当日欠勤・無断欠勤・遅刻を記録すると自社の欠勤率が自動で集計されます。 すでに勤怠管理システムを使っている場合も、役割が重ならないので併用できます。 無料で始められます。

よくある質問

欠勤対策として、まず何から手を付けるべきですか？

休む連絡をしやすくすることです。費用がかからず、その日から始められます。無断欠勤が事前連絡に変わるだけで、朝の動きは大きく楽になります。

当日欠勤の連絡が来たとき、どう返すのが正解ですか？

まず「連絡ありがとう」と返すことです。最初に責めると、次から連絡が来なくなり、無断欠勤に変わります。理由を聞くとしても1つだけにとどめます。

欠勤が多い人には、厳しくしたほうがいいですか？

全員に一律でルールを厳しくすると、きちんと来ている人の不満が増えるだけでした。欠勤しているのは一部なので、そこだけを見るほうが効きます。

欠勤率はどれくらいが普通ですか？

業種や雇用形態で大きく違うので、他社と比べるより自社の推移で見るほうが役に立ちます。先月より上がっているのか下がっているのか、どの現場で起きているのかが分かれば十分です。

勤怠管理システムとは違うのですか？

違います。打刻や給与計算をするツールではなく、採用の前に「この人は来るのか」を判断し、採用後の欠勤も記録していくための仕組みです。

欠勤対策のツールやサービスは、何を基準に選べばいいですか？

用途で分かれます。打刻や集計をしたいなら勤怠管理システム、事前連絡を増やしたいなら連絡ツール、欠勤を繰り返す人の採用を防ぎたいなら採用前に過去の勤怠を確認する仕組みです。困っているのが「そもそも来ない人を採ってしまうこと」なら、勤怠管理システムを入れても状況は変わりません。

費用はかかりますか？

無料で始められます。主な機能は無料のまま継続して使えます。